安全评价过程控制体系文件的构成及编制

　　评论：　更新日期：2020年09月05日

1安全评价过程控制体系文件的构成及层次关系

安全评价过程控制体系是安全评价机构为保障安全评价工作的质量而形成的文件化的体系，是安全评价机构实现其质量管理方针、目标和进行科学管理的依据。

安全评价过程控制体系文件一般分为三个层次：管理手册(一级)、程序文件(二级)、作业文件(三级)，其层次关系和内容如图1-l和图1-2所示。

图1-l安全评价过程控制体系文件的层次关系

图1-2安全评价过程控制体系文件的内容

过程控制管理手册是评价机构根据安全评价过程控制的方针、目标全面地描述安全评价过程控制体系的文件，主要供机构中、高层管理人员和客户以及第三方审核机构时使用。管理手册应表述本机构的安全评价质量保证能力。管理手册涉及以下内容：方针目标、职责权限、人员培训和安全评价过程控制的有关要求；关于程序文件的说明和查询途径；关于手册的评审、修改和控制规定。

程序文件是机构根据安全评价过程控制体系的要求，为达到既定的安全评价过程控制方针、目标所需要的程序和对策，描述实施安全评价涉及的各个职能部门活动的文件，供各职能部门使用。程序文件处于安全评价过程控制体系文件的第二层，因此，程序文件起到一种承上启下的作用：对上，它是管理手册的展开和具体化，使得管理手册中原则性和纲领性的要求得到展开和落实；对下，它应引出相应的支持性文件，包括作业指导书和记录表格等。

作业文件是围绕管理手册和程序文件的要求，描述具体的工作岗位和工作现场如何完成某项工作任务的具体做法，是一个详细的操作性工作文件。作业文件是第三层文件，包括作业指导书、记录表格等。

(1)作业指导书通常包括三方面内容：干什么、如何干和出了问题怎么办。根据安全评价机构申请的资质类型及业务范围的不同，需要编制的作业指导书种类也有所不同。按评价类型的不同，作业指导书分为安全预评价作业指导书、安全验收评价作业指导书、安全现状评价作业指导书、专项安全评价作业指导书等。

(2)记录是体系文件的组成部分，是安全评价职能活动的反映和载体；是验证安全评价过程控制体系的运行结果是否达到预期目标的主要证据，是过程控制有效性的证明文件，具有可追溯性；为采取预防和纠正措施提供依据。在编写程序文件和作业文件的同时，应分别制定与各程序相适应的记录表格，附在程序文件和作业文件的后面。

需要指出的是：安全评价过程控制体系文件应相互协调一致。各评价机构可以根据自身的规模大小和实际情况来划分体系文件的层次等级。

2安全评价过程控制体系文件的编制

2．1安全评价过程控制管理手册的编写

安全评价过程控制管理手册的编写要有系统性，避免面面俱到、冗长重复。管理手册不可能像具体工作标准或管理制度那样详尽，对各重要环节和控制要求只需概括地做出原则规定。在编写时，要求文字准确、语言精练、结构严谨，还要通俗易懂，以便评价机构全体员工能理解和掌握。编写手册时一般应遵循下列原则：

1)指令性原则

安全评价过程控制管理手册应由机构最高管理者批准签发。手册的各项规定是机构全体员工(包括最高管理者)都必须遵守的内部法规，它能够保证安全评价过程控制体系管理的连续性和有效性。因此，手册各项规定具有指令性。

2)目的性原则

手册应围绕质量方针、目标，对为实现安全评价质量方针、目标所要开展的各项活动做出规定。

3)符合性原则

手册应符合国家有关法规、条例、标准，同时还要与外部环境条件相适应。

4)系统性原则

手册所阐述的安全评价质量保障体系，应当具有整体性和层次性。手册应就安全评价全程中影响安全评价的技术、管理和人员的各环节进行控制。手册所阐述的安全评价过程控制体系，应当结构合理、接口明确、层次清楚，各项活动有序而且连续，要从整体出发，对安全评价机构运行的重要环节进行阐述，做出明确规定。

5)协调性原则

手册中各项规定之间，手册与机构其他安全评价文件之间，必须协调一致。首先，手册中各项规定要协调；其次，手册与机构其他文件(管理程序、标准、制度)之间要协调。无论是在手册编写阶段，还是在体系运行阶段，都应该及时记录、处理手册中的规定与目前管理制度中不一致的部分。

6)可行性原则

手册中的规定，应从机构运行的实际情况出发，能够做到或经过努力可以达到。某些规定，尽管内容先进，如果组织不具备实施条件，可暂不列入手册中。

7)先进性原则

手册的各项规定，应当在总结机构安全评价管理实践经验的基础上，尽可能采用国内外的先进标准、技术和方法，加以科学化、规范化。

8)可检查性原则

手册的各项规定不但要明确，而且要有定量的考核要求，便于实施监督和审核，使编写出来的手册有可检查性。也只有具有可检查性与可考核的手册，方能真正被认真实施。手册内容要简练，重点要突出。

手册应当按照评价机构安全评价工作分析的结果，对体系的构成，涉及的内容及其相互之间的联系做出系统、明确和原则的规定。手册编写程序如图2-1所示

图2-1过程控制管理手册编写流程图

安全评价过程控制管理手册一般应包括如下内容：

(1)安全评价过程控制方针目标；

(2)组织结构及安全评价管理工作的职责和权限；

(3)描述安全评价机构运行中涉及的重要环节；

(4)安全评价过程控制管理手册的审批、管理和修改的规定。

2．2程序文件的编写

程序是为实施某项活动而规定的方法，安全评价过程控制体系程序文件是指为进行某项活动所规定的途径。由于程序文件是管理手册的支持性文件，是手册中原则性要求的进步展开和落实，因此，编制程序文件必须以安全评价管理手册为依据，符合安全评价管理手册的有关规定和要求，并从评价机构的实际出发，进行系统编制。

程序文件的编写要求如下：

(1)程序文件至少应包括体系重要控制环节的程序。

(2)每一个程序文件在逻辑上都应是独立的，程序文件的数量、内容和格式由机构自行确定。程序文件一般不涉及纯技术的细节，细节通常在工作指令或指导书中规定。

(3)程序文件应结合评价机构的业务范围和实际情况具体阐述。

(4)程序文件应有可操作性和可检查性。

机构程序文件的多少，每个程序的详略、篇幅和内容，在满足安全评价过程控制的前提下，应做到越少越好。每个程序之间应有必要的衔接，但要避免相同的内容在不同的程序之间重复。

在编写程序文件时，应明确每个环节包括的内容，规定由谁干，干什么，干到什么程度，达到什么要求，如何控制，形成什么样的记录和报告等；同时，应针对可能出现的同题，采取相应的预防措施，以及一旦发生问题应采取的纠正措施。

程序文件的结构和格式由机构自行确定，文件编排应与安全评价过程控制管理手册和作业指导书以及机构的其他文件形成一个完整的整体。

程序文件编写的工作程序如图2-2所示

图2-2程序文件编写流程图

2．3作业文件的编写

作业文件是程序文件的支持性文件。为了使各项活动具有可操作性，一个程序文件可能涉及几个作业文件。能在程序文件中交代清楚的活动，不用再编制作业文件。作业文件应与程序文件相对应，是对程序文件的补充和细化。

评价机构现行的许多制度、规定、办法等文件，很多具有与作业文件相同的功能。在编写作业文件时，可按作业文件的格式和要求进行改写。到目前为止，国家已经陆续颁发了安全评价通则，安全预评价导则，安全现状评价导则，安全验收评价导则，非煤矿山安全评价导则，危险化学品经营单位安全评价导则(试行)，陆上及石油天然气安全评价导则，民用爆破器材安全评价导则以及危险化学品生产企业安全评价导则(试行)等，用于指导安全评价工作。评价机构在建立评价过程控制体系过程中，应将导则的要求与评价工作密切结合，编制具有指导意义的安全评价作业指导书。

2.4记录的编写

记录是为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件，它是重要的信息资料，为证实可追溯性以及采取预防措施和纠正措施提供依据。安全评价机构所产生的记录覆盖于过程控制的各个环节。记录具有如下功能：

(1)是安全评价过程控制体系文件的组成部分，是安全评价职能活动的反映和载体。

(2)是验证评价过程控制体系运行结果是否达到预期目标的主要证据，具有可追溯性。记录可以是书面形式，也可以是其他形式，如电子格式等。

(3)安全评价质量管理记录为采取预防和纠正措施提供了依据。

记录的设计应与编制程序文件和作业文件同步进行，应使记录与程序文件和作业文件协调一致、接口清楚。

根据管理手册和程序文件的要求，应对安全评价过程控制所需记录进行统一规划，同时对表格的标记、编目、表式、表名、审批程序等做出统一规定。记录可附在程序文件和作业文件的后面。将所有的记录表格统一编号，汇编成册发布执行。必要时，对某些较复杂的记录表格要规定填写说明。记录编制要求如下：

(1)应建立并保持有关评价过程控制记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管、收集和处理的文件化程序。

(2)记录应在适宜的环境中贮存，以减少编制或损坏并防止丢失，且便于查询。

(3)应明确记录所采用的方式。

(4)按规定表格填写或输入记录，做到记录内容准确、真实。

(5)应根据需要规定记录的保存期限。一般应遵循的原则是，需要永久保存的记录应整理成档案，长期保管。