一 、记录作用
(1)HSE记录是信息的重要内容,离开了及时、真实的记录,信息管理就没有实际意义;
(2)HSE记录是记载过程状态和过程结果的文件;
(3)HSE记录是体系有效运行的客观证据;
(4)HSE记录为采取预防和纠正措施提供了依据。
二、记录编制与要求
HSE记录的设计应与编制程序文件和(或)管理作业文件同步进行,以使HSE记录与程序文件和管理作业文件协调一致、接口清楚。
1)编制记录总体要求的文件
根据标准、手册和程序文件的要求,应对体系中所需记录进行统一规划,同时对表卡的标记、编目、表式、表名内容、审批程序以及记录要求作出统一的规定。如表1
表1 编制记录格式
(组织名称)
(记录名称)
编码:××/HSE.×.×.× 顺序号:
此部门分设计记录栏目: 记录内容 记录单位 记录人 审批人 …… 注:栏目内容、格式由编制部门自定 |
保存部门: 保存期: 年
2)表卡设计
在编制程序文件与作业文件的同时,分别制定与程序相适应的记录表卡,必要时可附在程序文件和作业文件后面。
(1)在“领导和承诺”这一要素中需开发,承诺评价与监督管理程序文件以及企业员工责任制管理程序文件等,就同时编制企业承诺评审记录(表2)、企业员工责任制记录(表3)、责任制执行情况考核记录(表4)以及责任制考虑奖罚记录(表5)。
表2 企业承诺评审记录
××公司
企业承诺评审记录
编码:01/HSE1.1—01 顺序号:
专业主管部门报审意见: 签字: 年 月 日 |
企业管理部组织评价结论: 签字: 年 月 日 |
职工代表大会审核意见: 签字: 年 月 日 |
董事长审批意见: 签字: 年 月 日 |
保存部门:企业管理部 保存期: 年
表3 企业员工责任制记录
××公司
企业员工责任制记录
编码:01/HSE1.2—01 顺序号:
序号 |
单位 |
责任制名称 |
岗位职务 |
制定日期 |
执行人 |
制定人 |
审批部门 |
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保存部门:劳动工资部 保存期:5年
表4 责任制执行情况考核记录
* * * 公司
责任制执行情况考核记录
编码:01/HSE1.2—02 年 月 日
责任制名称 |
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考核对象姓名 |
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考核部门 |
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考核人员 |
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考核时间 |
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考核方式 |
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考 核 组 综 合 评 价 |
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存 在 问 题 |
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整 改 建 议 |
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综 合 得 分 |
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保存部门: 保存期: 年
表5 责任制考核奖罚记录
* * * 公司
责任制考核奖罚记录
编码:01/HSE1.2—04 年 月 日
日期 |
被奖罚 人姓名 |
奖励 |
处罚 |
奖罚理由 | ||
精神奖励 |
物质奖励 |
行政处罚 |
经济处罚 | |||
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保存部门: 保存期: 年
(2)在“组织机构、资源和文件”这一要素中,需一切工程分承包方管理程度,相应的就需编制分承包调查记录(表6)。
表6 分承包方调查记录
* * * 公司
分承包方调查记录
编码:01/HSE2.1—01 顺序号:
企业名称 |
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法人代表 |
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通讯地址 |
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企业类型 |
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邮政编码 |
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联系电话 |
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法人营业执照登记号 |
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税务登记号 |
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经营期限 |
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职工总数 |
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上年总产值(万元) |
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质量管理机构名称 |
|
质量管理人员数 |
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产品检验机构名称 |
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产品检验人员数 |
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主要生产设备台数 |
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中高级技术人员数 |
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初级技术人员数 |
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上岗工人培训状况 |
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固定资产原值 |
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固定资产净值 |
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厂房面积 |
|
生产环境状况 |
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组织调查部门 |
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现场调查人员数 |
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主要生产及检验设备 | |||||||||
设备名称 |
规格型号 |
加工和监测内容 | |||||||
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保存部门:评定单位 保存期:3年
(3)在“规划”这一要素中,需开发钻井过程控制程序,相应的就需要编制钻井过程检验记录表(表7)。
表7 钻井过程检查记录表
* * * 公司
钻井过程检查记录表
编码:01Q9.6—02 顺序号:
被检查单位: |
|
检查项目: |
检查记录: |
整改意见: |
被检查单位签字: 年 月 日 |
检查部门人员签字: 年 月 日 |
验证: 签字: 年 月 日 |
保存部门: 保存期: 年
3)校审和批准
汇总所有记录表格组织有关部门进行校审。校审的重点庆从体系的整体性出发,校审各表卡间的内在联系和协调性、表格的统一性和内容的完整性,作相应修改后报主管领导批准。
4)汇编成册
将所有表式统一编号,汇编成册发布执行,必要时对某些较复杂的记录表式要规定填写说明。
5)要求
(1)应建立并保持有关HSE记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管、收回和处理的文件化程序。
(2)记录庆在适宜的环境中贮存,以减少变质或损坏并防止丢失,保管方式应便于查询,应制定相关方查阅和索取所需记录的有关规定,必须保证所有的记录在查询时及时、准确。
(3)应明确记录所采用的方式(如文字填写、缩微胶卷磁盘或其他媒介)。
(4)按规定填写或输入记录,做到内容准确、填写输入及时、字迹清楚、整齐,保证所有记录的完整性和可靠性。
(5)应根据需要规定记录的保存期限,一般遵循的原则是:有永久保存价值的记录应整理成档案,长期保管。合同要求时,应征得相关方的同意或由相关方确定。
(6)应规定对过期或作废记录的处理方法。
三、HSE记录编制内容、保存
(1)记录名称:简短反映记录对象。
(2)记录编码:编码是每种记录的识别标记,每种记录只有一个编码。
(3)记录顺序号:顺序号是某种记录中每张记录的识别标记,若记录为成册票据,印有流水序号,要视为记录顺序号。
(4)记录内容:按记录对象要求,确定编写内容。
(5)记录人员:记录填写人、会签人、审批人等。
(6)记录时间:按活动时间填写、一般应写清年、月、日。
(7)记录单位名称:
(8)保存期限和保存部门。
[例6]记录示例
* * * 石油管理局
起重设备安装、大修改造申请书
我单位需要安装、大修改造 台 设备,为保证安装大修质量,特提出申请,请予以审批。
编码:01/HSE5.9—05 顺序号:
使用单位名称 |
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安装单位名称 |
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安装负责人 |
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施工人数 |
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安装日期 |
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资质证号 |
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完工日期 |
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检验时间 |
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制造单位 |
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设备出厂日期 |
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规格(型号) |
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类别 |
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申请单位意见: 年 月 日 |
二级单位安全部门意见: 年 月 日 | ||
安全环保与技术监督处 初审意见: 年 月 日 |
安全环保与技术监督处 审批意见: 年 月 日 |
保存部门:安全环保与技术监督处 保存期: 3年
保存HSE记录程序
(1)所保存的记录必须集中管理,并进行标识。
(2)对记录进行收集,按类别装订。
(3)对记录进行编目。
(4)编目后的记录归档。
(5)贮存记录的房间要符合档案管理的要求。
(6)制定查询制度,制定查询登记表,并履行查询借阅登记。
(7)各种记录按三年期限保存,其他文件按档案管理要求确定保存时间。
(8)对各种文件、记录按档案管理的要求选择处置方案。
保存HSE记录的种类
(1)培训记录。
(2)检查记录。
(3)会议记录。
(4)技术性监测记录。
(5)投诉记录。
(6)事故报告记录。
(7)应急反应演习记录。
(8)审核和评审记录。
(9)其他相关信息记录。