在ISO14001标准中，涉及两个专门的条款，即4.4.4环境管理体系文件和4.5.3记录，它们便体现了环境管理体系的文件化。

　　标准4.4.4环境管理体系文件条款是这样阐述的：

　　组织应以书面或电子形式建立并保持下列信息：

　　a)对管理体系核心要素及其相互作用的描述；

　　b)查询相关文件的途径

　　概况地讲就是将环境管理体系的各个方面包括环境方针、策划、实施、检查和纠正以及管理评审等17个要素形成文件，阐明其内在相互作用，形成一个文件的体系，并提供相关文件的路径。

　　标准4.5.3记录条款包括记录和记录的管理两方面内容，我们这里讨论的环境管理体系文件化主要涉及前者的内容。记录为环境管理体系连续运行提供了证据。

　　环境管理体系的文件化使环境管理体系这一工具从无形到有形，它是建立和保持环境管理体系的一项重要基础工作，也是组织达到预期的环境行为、评价和改善环境管理体系、实现预防污染和持续改进必不可少的依据和见证，可以说体系的建立工作首先是以文件的形式被固定下来，体系文件的质量将会直接影响到体系实施的效果，而且文件化又为体系的运行和维护提供了见证和依据。

　　接下来我们就进一步介绍一下环境管理体系文件的形式，结构和功能。

　　文件的形式包括书面和电子两种形式，书面的形式较为多见，所谓"白纸黑字"，不受设施的限制。随着管理的进步，越来越多的组织已逐步转向无纸化办公，在组织内部实行文件的网络化管理，这样可以节约大量的资源，且利于对文件的控制。

　　文件的结构是许多组织关注的问题，ISO14001标准本身并未规定体系文件的结构是什么样的，它应依据组织的规模和环境管理工作的复杂程度来定，在进行文件编写的时候，首先就应确定体系文件的结构，即体系文件是如何设置的以及它们之间的层次和相互关系是怎样的。

　　许多企业在建立环境管理体系之前已建立了质量体系，那么将环境管理体系文件纳入企业质量体系或全面管理体系文件中，是不是可以呢？标准中并没有反对我们这样做，这样也确实存在一定的优点，可保持企业管理体系的完整性和结构化，保证文件管理的统一，确保职责的明确并减少重复，但我们也应该看到，环境管理体系是一个相对独立的体系，在我国整体环境管理水平又比较低，为了便于管理、重点突出和方便内部和外部审核，我们建议大中型企业特别是在环境管理体系建立初期形成独立的环境管理体系文件。

　　体系文件的结构可以参照ISO9000族的有关标准，将其分为手册、程序文件、作业指导书和记录四级。

　　组织可以依据其规模，管理职能设置以及环境管理工作的复杂程度来确定适合其的环境管理体系文件的结构。

　　例如对于一个小型企业，职能设置相对简单，环境因素较少且环境管理工作复杂程度不高，即可根据需要将手册和程序文件合并或将程序文件和作业指导书合并，这样可以更加方便管理，而对于大型的企业集团，例如虽是集中一贯制管理，但部门庞大机构设置繁杂，或集团下设多个分公司并谋求统一认证，其环境管理体系文件可以设置多级结构，例如程序文件便可分为公司一级和部门一级，在这方面已通过认证的宝钢集团、科龙集团、上海大众汽车有限公司等均进行了有益的探索和尝试。